Niken Rahmayanti

Melakukan prosedur pengadaan peralatan kantor

A. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE EQUIPMENT)

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1. Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

4. Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B. JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

C. ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama. Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

2. Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

3. Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

4. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

5. Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor. Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

7. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi. Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.

8. Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar. Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.

Untuk lebih jelas, berikut beberapa uraian tentang berbagai istilah perlengkapan kantor.

1. Perbekalan tata usaha

a. Pengertian perbekalan tata usaha

Perbekalan tata usaha adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

b. Jenis-jenis perbekalan tata usaha

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai berikut.

1) Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas.

2) Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.

3) Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor.

4) Alat keperluan lainnya, missal alat pencabut jepitan kawat, mistar, dan bantalan cap.

5) Mesin kantor, misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil.

6) Perabot kantor, misalnya meja, lemari, dan peti besi.

7) Perlengkapan lainnya, misalnya lampu permadani, kipas angin, dan AC.

Jadi, dengan menatausahakan berbagai barang perbekalan tersebut, terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan lainnya.

2. Mesin-mesin kantor

a. Pengertian mesin-mesin kantor

Sebagaimana telah dikemukakan di atas, mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi.

The Liang Gie menyatakan bahwa dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan kantor dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.

b. Macam-macam mesin kantor

Macam-macam mesin perkantoran sangat banyak dan tentu akan terus bertambah dan menjadi lebih canggih atau modern sejalan dengan kemajuan teknologi. Adapun macam-macam mesin yang umum antara lain:

1) Mesin tik (typewriter);

2) Mesin dikte (dictating machine);

3) Mesin hitung (calculating machine);

4) Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment);

5) Mein pengganda warkat (duplicator/copier);

6) Mesin komunikasi (communication equipment).

Perangkat mesin yang telah memasuki kantor-kantor modern ialah komputer. Computer dapat melakukan pengolahan aneka data dan prosesor perkataan untuk melakukan produksi berbagai warkat, yang semuanya itu secara serba otomatis dan luar biasa cepat.

3. Peralatan kantor

a. Pengertian peralatan kantor (office equipment/office supplies)

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”. Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.” Jadi, peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.

b. Macam-macam peralatan kantor

Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor (office supplies) dan alat-alat bukan mesin.

1) Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson yaitu:

a) Bak surat (desk tray);

b) Kalender meja (desk calendar);

c) Mistar (ruler);

d) Pena (pen);

e) Tangkai pena (pen holder);

f) Pensil (pencil);

g) Pensil berwarna (colored pencil);

h) Penghapus pensil (eraser);

i) Kertas-kertas isap (blotters);

j) Gunting (shear);

k) Penjepret kawat (stapler);

l) Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for paperclips);

m) Bak untuk jarum-jarum (tray for spins);

n) Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands);

o) Berkas-berkas jepitan (binders);

p) Cap tanggalan (band dater);

q) Bantalan cap (stamp pad);

r) Blangko-blangko formulir permintaan keperluan tulis-menulis (stationery requisitions).

2) Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:

a) Mesin kartu berulang (punched card machines);

b) Mesin jumlah (adding machines);

c) Mesin hitung (calculating machines);

d) Mesin tulis (typewriter);

e) Mesin pengganda (reproducing machines);

f) Mesin label (labeling machines);

g) Mesin pembuka sampul surat (letter openers);

h) Mesin penomor (numbering machines);

i) Mesin penghimpun lembar stensil (collator);

j) Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter);

k) Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber);

l) OHP (over head Projector);

m) Mesin fotokopi.

4. Perabot kantor

a. Pengertian perabot kantor

Perabot kantor, dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Drs. The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenid perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.

Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja atau ruang tempat penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari arsip.

b. Macam-macam perabot kantor

Dua macam perabot kantor yang pasti dimiliki dan paling banyak dipergunakan di setiap kantor yaitu meja tulis (termasuk pula meja tik) dan kursinya. Oleh karena itu, meja dan kursi kerja perlu mendapat penelahaan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk, dan pertaliannya dengan luas lantai yang perlu disediakan.

Panjang : 180 cm

Lebar : 78 cm

Tinggi : 72 cm

Macam-macam perabot yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor antara lain:

1) Meja tulis, meja mesin tik, dan computer;

2) Kursi;

3) Lemari yang dapat dikunci;

4) Rak buku/arsip;

5) Box, peti kayu.

5. Interior kantor atau hiasan kantor

salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perbekalan kantor ialah interior kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau ruangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.

Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan dengan interior, diantaranya:

a. Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);

b. Bunga-bunga;

c. Akuarium;

d. Lampu-lampu hias;

e. Kolam;

f. Taman;

g. Benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

6. Pesawat kantor

a. Pengertian pesawat kantor

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranya sebagai berikut:

1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien;

2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor;

3) Meningkatkan produktivitas kerja;

4) Mempercepat proses pekerjaan.

b. Jenis-jenis pesawat kantor

Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut.

1) Interkom;

2) Telepon;

3) Handphome;

4) Switch board;

5) Loudspeaking telephone;

6) Telephone autolering machine;

7) Dictaphone;

8) Teleks;

9) Faksimile.

7. Alat bantu peraga (audio visual aids)

Guna membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan, diperlukan alat bantu. Seseorang perlu memahami dan hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan sesuai dengan sasaran yang diinginkan.

a. Pengertian alat bantu peraga

Audio visual aids atau alat bantu peraga terdiri atas tiga kata yang masing-masing memiliki makna tersediri.

Audio : berasal dari kata audible yang berarti kedengaran. Kemudian,

Istilah audio ini dapat diartikan sebagai pengalaman dari hasil

Pendengaran.

Visual : berasal dari kata visible yang berarti kelihatan. Kemudian, istilah

Ini dapat diartikan pengalaman-pengalaman dari hasil

Penglihatan.

Aids : berarti bantuan.

Dari uraian tersebut, dapat diartikan bahwa audio visual aidsatau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

b. Fungsi alat bantu peraga

Fungsi alat bantu peraga yaitu:

1) Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi);

2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3) Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4) Menimbulkan perhatian;

5) Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6) Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

c. Maksud dan tujuan penggunaan alat bantu peraga

Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga yaitu:

1) Membantu penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga didapatkan cara komunikasi yang efektif;

2) Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian, sehingga tidak menimbulkan kebosanan;

3) Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama;

4) Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung.

d. Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1) Tape recorder;

2) Video tape recorder;

3) Radio;

4) Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1) Slide projector;

2) Film strip;

3) Movie film;

4) Opaque projector;

5) Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

1) Chalk board;

2) Flip chart;

3) White board;

4) Flannel graph;

5) Grapik;

6) Formulir;

7) Buku, dan lain-lain.