Kelengkapan Dokumen Perseorangan dalam administrasi kepegawaian

Kelengkapan Dokumen Perseorangan :

1.      Lamaran Kepegawaian

1.       Setiap pelamar harus mengajukan surat lamaran yang ditulis dengan tulisan tangan sendiri ditujukan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Instansi yang bersangkutan.

2.       Dalam surat lamaran harus dilampirkan:

a.       Foto copy STTB/Ijazah yang disahkan oleh pejabat yang berwenang.

b.       Kartu Tanda Pencari Kerja dari Dinas Tenaga Kerja.

c.       Pas foto menurut ukuran dan jumlah yang ditentukan.

2.      Persatuan Badan Kepegawaian Negara (BKN)

3.      Pengangkatan Calon PNS

Pengangkatan CPNS pada prinsipnya tidak boleh melebihi usia 35) tahun.

1.       Pengangkatan sebagai CPNS dapat dilakukan bagi yang melebihi usia 35 tahun, dengan ketentuan:

a.       Telah mengabdi kepada instansi pemerintah baik pusat maupun daerah sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun secara terus-menerus sebelum PP Nomor 11 Tahun 2002 yang ditetapkan tanggal 17 April 2002 dan masih melaksanakan tugas pada instansi tersebut.

b.       Pengangkatan tersebut dilakukan berdasarkan kebutuhan khusus dan dilaksanakan secara selektif serta tidak boleh melebihi usia 40 (empat puluh) tahun dan yang dimaksud dengan kebutuhan khusus adalah jabatan-jabatan yang ditetapkan oleh Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Instansi sebelum pengadaan pegawai.

4.      Hasil Pengujian Kesehatan

Kesempurnaan PNS perlu dijamin dan dipelihara kesegaran dan kesehatan jasmani serta rohaninya, maka dalam rangka menjamin kesempurnaan tersebut dipandang perlu diadakan pengujian kesehatan secara tertib, teratur, dan berkelanjutan agar PNS dapat melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan berhasil guna. Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan pengujian kesehatan adalah :hasil kesehatan berlaku untuk 1 (satu) tahun TMT dikeluarkannya surat keterangan tentang hasil ujian.

5.      Pengangkatan SK PNS

Ø  Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil ,Dengan Masa Percobaan Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS ) lebih dari 2 Tahun

a. Lulus Diklat Prajabatan
b. DP3 Setiap Unsur Sekurang-ku rang nya baik dan dibuat sejak aktif Bekerja
c. Memenuhi Syarat Kesehatan Jasmani dan Rohani dari Dokter Penguji Tersendiri / Ketua Penguji Kesehatan Pegawai Negeri Sipil
d. Surat Pernyataan Melaksanakan tugas
e. Surat Keputusan Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil
f. Surat Persetujuan dari BKN

6.      Daftar Riwayat Hidup

Dalam penulisan Daftar Riwayat Hidup PNS ini, selain ketentuan yang harus Anda perhatikan, Anda juga harus memperhatikan beberapa format dalam penulisan daftar riwayat hidup tersebut, yaitu sebagai berikut:

I.     Keterangan Perorangan

Pada bagian ini, Anda harus melengkapi data diri Anda, dimulai dari Nama lengkap, NIP, pangkat serta golongan ruangan, tempat dan tanggal lahir dengan format tgl. bln. thn. lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan, keterangan tinggi serta berat badan, bahkan kegemaran atau hobi yang Anda miliki juga harus Anda cantumkan dengan jelas. Jangan ada satupun data diri Anda yang terlewatkan.

II.     Pendidikan

Selain identitas, Anda juga harus mencantumkan pendidikan yang selama ini Anda tempuh, baik di dalam maupun di luar negeri, selain itu, jika Anda pernah mengikuti beberapa pelatihan seperti kursus maka Anda juga bisa mencantumkannya.

III.    Riwayat Pekerjaan

Anda harus mencantumkan riwayat kepangkatan golongan ruang penggajian, pengalaman pekerjaan atau jabatan juga harus Anda cantumkan dengan jelas.

IV.   Tanda Jasa / Penghargaan

V.    Pengalaman

VI.   Keterangan Keluarga

Selain identitas Anda sendiri, Anda juga harus mencantumkan identitas dari keluarga Anda, baik itu istri atau suami, anak, bapa serta ibu kandung, bapa serta ibu mertua, bahkan saudara kandung pun harus Anda cantumkan.

VII.  Keterangan Organisasi

Anda harus mencantumkan beberapa organisasi yang pernah Anda ikuti semasa berada di bangku pendidikan bahkan semasa Anda menjadi seorang pegawai.

VIII.  Keterangan Lain-Lain

Anda harus mencantumkan keterangan kelakuan baik, Keterangan Berbadan Sehat, maupun Keterangan-keterangan Lain yang memang Anda anggap sangat penting untuk di cantumkan.

7.      Kartu Pegawai

KARPEG (KARTU PEGAWAI)

I. Dasar Hukum

1.       Keputusan Kepala BAKN No. 066/KEP/1974 tanggal 10 Oktober 1974 tentang karpeg

2.       Keputusan Bersama Mendagri dan Kepala BAKN No. 27 Tahun 1974 dan Nomor 070/KEP/1974 Tanggal 16 Nopember 1974 tentang Kartu Pegawai Bagi PNS.

3.       Surat Edaran No. 01/SE/1975 tenggal 9 Januari 1975 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan NIP Pegawai Negeri Sipil dan Karpeg.

II. Persyaratan (2 rangkap)

1.       Fotocopy  SK CPNS (legalisri)

2.       Fotocopy  SK PNS (legalisir)

3.       Fotocopy STTPL

4.       Pas photo 2×3 cm sebanyak 3 (tiga) lembar (harus hitam putih dan bukan hasil scan)

5.      Surat pengantar dari unit kerja/ SKPD

8.      Kartu Istri/Suami

Syarat-syarat Pembuatan KARIS/KARSU:

1.       Mengisi Formulir Kartu Istri/Kartu Suami;

2.       Fotocopy Akte Nikah yang disahkan pejabat ybw;

3.       Pas Photo Istri/Suami ukuran 3X4 sebanyak 3 (tiga) lembar.

9.      Kartu Peserta Taspen

Taspen (Persyaratan Untuk Kepesertaan Mendapatkan Kartu Taspen)

I. Dasar Hukum

1.       Undang-undang No. 8 Tahun 1974 jo. UU no. 43 Tahun 1985

2.       Undang-undang No. 11 Tahun 1969 tentang pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/ Duda

3.       Peratuan Pemerintah No. 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian PNS

4.       Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1989 tentang Pemberhentain dan Pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil diserta Pemberian Pensiun Janda/ Duda

5.       Keputusan Kepala BAKN No. 024/KEP/73 tanggal 15 Maret 1973 tentang Petunjung Administrasi Pensiun

6.       Surat Edaran Kepala BKN No. 14 Tahun 2003 Tanggal 21 April 2003 Tentang Juknis Pemberhentian dan Pemberian Pensiun PNS serta Pensiun Janda/ Dudanya.

10. Kartu Pegawai Elektronik

Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE) adalah kartu identitas yang memuat data Peagawai Negeri Sipil dan keluarganya secara elektronik.

Penerbitan KPE didasarkan pada peraturan kepala BKN Nomor 7 Tahun 2008 tentang KPE. KPE diberikan kepada setiap PNS dan tetap berlaku setelah PNS yang bersangkutan pensiun. Sementara itu, suami/isteri dan anak yang menajdi tanggungan PNS atau penerima pensiun akan menerima KPE tambahan yang diterbitkan sebagai kartu identitas sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemberian Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE) dan KPE tambahan bertujuan untuk memudahkan pelayanan kepada PNS dan penerima pensiun PNS dan keluarganya.

11. Tanda Peserta Asuransi

Syarat-syarat Pembuatan Asuransi Kesehatan:

1.       Mengisi Formulir ASKES;

2.       Fotokopi SK PNS terakhir (dilegalisir oleh Biro Sumber Daya Manusia).

3.       Fotokopi Akte Nikah;

4.       Fotokopi Akte Anak (maksimum 2);

5.       Fotokopi KTP pemohon;

6.       Fotokopi struk gaji PGPS (dilegalisir oleh Biro Sumber Daya Manusia);

7.       Pas photo ukuran 2x3 sebanyak 4 lembar;

8.       Pas photo Istri, ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar;

9.       Pas photo Anak yang berumur di atas 5 tahun, ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar;

10.   Fotocopy Surat Keterangan Kuliah/Keterangan Mahasiswa.

12.  DP3

DP3 (DAFTAR PENILAIAN PEKERJAAN PEGAWAI)

I. Dasar Hukum

1.       Undang-Undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian

2.       Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1979 Tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil

3.       Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil.

13. Surat Keputusan Cuti

PENETAPAN DAN PEMBERIAN IJIN CUTI PNS

Jenis Cuti, Syarat dan Kelengkapan Berkas.

A. Cuti Tahunan

1.       Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun secara terus-menerus.

2.       Pegawai Negeri Sipil yang menjadi Guru/ Dosen yang mendapat liburan sekolah tidak berhak atas cuti tahunan.

3.       Lama cuti 12 (dua belas) hari kerja.

4.       Cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun bersangkutan dapat diambil tahun berikutnya untuk paling lama 18 (delapan belas) hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.

5.       Mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dan diberikan cuti secara tertulis.

B. Cuti Besar

1.       Pegawai Negeri Sipil yang bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun secara terus menerus.

2.       Lama cuti 3 (tiga) bulan.

3.       Mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan ijin secara tertulis.

C. Cuti Sakit

1.       Memberitahukan kepada atasan.

2.       Pegawai Negeri Sipil yang menderita sakit lebih dari 2 (dua) s/d 14 (empat belas) hari berhak atas cuti dengan mengajukan permintaan tertulis dengan melampirkan surat keterangan Dokter (yang ditunjuk Pemerintah).

3.       Pegawai Negeri Sipil yang sakit lebih dari 14 (empat belas) hari harus mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dengan melampirkan surat keterangan dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan yang menyatakan tentang perlunya diberikan cuti, lamanya cuti dan keterangan lainnya yang dipandang perlu.

4.       Cuti sakit diberikan paling lama 1 (satu) tahun dan dapat ditambah paling lama 6 (enam) bulan apabila dipandang perlu berdasarkan surat keterangan dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan.

5.       Pegawai Negeri Sipil wanita yang mengalami keguguran kandungan berhak atas cuti sakit paling lama 1,5 (satu setengah) bulan dengan mengajuan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dengan melampirkan surat keterangan dokter atau bidan.

6.       Pegawai negeri sipi yang mengalami kecelakan dalam dan oleh karena menjalankan tugas mendapatkan cuti sakit sampai sembuh dari penyakitnya.

D. Cuti Bersalin

1.       Pegawai Negeri Sipil Wanita pada persalinan pertama, kedua dan ketiga.

2.       Lama cuti 1 (satu) bulan sebelum dan 2 (dua) bulan sesudah persalinan.

3.       Mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dan diberikan cuti secara tertulis, dengan catatan permohonan cuti melampirkan perkiraan persalinan dari Bidan/ Dokter.

E. Cuti Alasan Penting

1.       Ibu, bapak, istri/ suami, anak, adik, kakak, mertua, atau menantu sakit keras atau meninggal.

2.       Melangsungkan perkawinan pertama (perhatikan bagian Izin Menikah).

3.       Cuti paling lama 2 (dua) bulan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.

F. Cuti Diluar Tanggungan Negara

1.       Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun secara terus menerus karena alasan-alasan pribadi yang penting dan mendesak.

2.       Cuti diluar Tanggungan Negara dapat diberikan paling lama 3 (tiga) tahun dan dapat diperpanjang 1 (satu) tahun.

3.       Mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti disertai alasannya.

4.       Persetujuan BKN.

14. Surat Tugas Izin Belajar

I. Prosedur Pelayanan

a.       PNSD mengajukan permohonan Tugas Belajar melalui Kepala Unit Kerja masing-masing

b.       Kepala Unit Kerja meneruskan permohonan tersebut kepada Bupati/ Sekretaris Daerah melalui Kepala BKD

c.       Berkas persyaratan yang masuk ke BKD diteliti dan ditelaah, apabila telah memenuhi syarat, maka akan diberitahukan kepada pemohon untuk mengikuti seleksi TSPDI, yang meliputi tes tertulis dan wawancara.

d.       Hasil test seleksi akan dirapatkan oleh tim TSPDI, jika memenuhi syarat, maka akan disampaikan kepada pemohon untuk mengikuti tes di universitas/ perguruan tinggi

e.       Berdasarkan hasil tes di universitas, maka pemohon menyampaikan hasil tes kepada Badan Kepegawaian Daerah untuk diproses lebih lanjut. Jika lulus tes, maka akan diproses Surat Keterangan Tugas Belajar dan pembiayaannya. Dan jika tidak lulus tes, maka kepada pemohon dapat mencoba lagi pada tahun Memperoleh rekomendasi dari Pimpinan Unit Kerja

15. Surat Data Mutasi Keluarga

Kartu Keluarga adalah Kartu Identitas Keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan dan jumlah anggota keluarga. Kartu Keluarga wajib dimiliki oleh setiap keluarga. Kartu ini berisi data lengkap tentang identitas Kepala Keluarga dan anggota keluarganya.

Kartu keluarga dicetak rangkap 3 yang masing-masing dipegang oleh Kepala Keluarga, Ketua RT dan Kantor Kelurahan. Kartu Keluarga (KK) adalah Dokumen milik Pemda Provinsi setempat dan karena itu tidak boleh mencoret, mengubah, mengganti, menambah isi data yang tercantum dalam Kartu Keluarga.

16.  Penetapan Angka Kredit

Penyesuaian PAK bagi guru PNS merupakan penyesuaian angka kredit unsur dan subunsur kegiatan guru yang tercantum pada PAK guru yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 84/1993 dan Nomor 16 Tahun 2009 tentang Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya.

17. Nomor Pokok Wajib Pajak

Fungsi NPWP

1. Sarana dalam administrasi perpajakan.

2. Tanda pengenal diri atau Identitas Wajib Pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya.

3. Dicantumkan dalam setiap dokumen perpajakan.

4. Menjaga ketertiban dalam pembayaran pajak dan pengawasan administrasi perpajakan.

18.  Surat Izin Bepergian Keluar Negeri

Prosedur Pengusulan Perjalanan Dinas Luar Negeri

1.       Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang akan melaksanakan perjalanan dinas luar negeri harus diusulkan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah untuk mendapatkan Surat Persetujuan.

2.       Instansi pengusul mengajukan surat permohonan persetujuan dengan ketentuan sebagai berikut :

3.       Bagi pejabat/pegawai pemerintahan daerah, permohonan persetujuan diajukan oleh pejabat  terkait pada instansi pemerintahan pusat.

4.       Surat permohonan persetujuan perjalanan dinas luar negeri sekurang-kurangnya memuat :

a.    nama dan jabatan yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri;

b.    NIP atau nomor identitas yang disetarakan (khusus untuk Pegawai Negeri dan Pegawai BUMN/BUMD);

c.    tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;

d.    kota dan negara yang dituju;

e.    jangka waktu perjalanan dinas luar negeri;

f.     sumber pembiayaan.

5.       Surat permohonan perjalanan dinas luar negeri dilengkapi dengan:

a.    surat undangan atau pemberitahuan penyelenggaraan kegiatan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;

b.    dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan (antara lain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai);

c.    jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;

d.    penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan dokumen yang berkaitan;

e.    izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain;

f.     kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;

g.    brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka mengikuti promosi/pameran;

h.    draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional.

19. Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun

I.                    Dasar Hukum :

1.       Peraturan Pemerintah No. 49 Tahun 1980

2.       Undang-undang No. 8 Tahun 1974 jo. Undang-undang No. 43 Tahun 1999.

3.       Undang-undang No. 32 Tahun 1979 jo. No. 9 Tahun 2003.

4.       Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 2002.

 II.  Syarat Pengusulan Pensiun :

A. Pensiun karena telah memasuki Batas Usia Pensiun (BUP).

Permohonan ditujukan kepada Bupati/ Sekretaris Daerah Tembusan BKD dan kantor Inspektorat Wilayah dengan lampiran sebagai berikut :

1.       Surat Pengantar dari instansi tempat bekerja.

2.       Fotocopy  surat keputusan pengangkatan pertama CPNS (Legalisir).

3.       Fotocopy  surat keputusan pengangkatan pertama sebagai PNS (legalisir).

4.       Fotocopy  surat keputusan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala terkahir (dilegalisir).

5.       Fotocopy  kartu pegawai (KARPEG).

6.       Daftar susunan keluarga yang sah (diketahui camat), dan dilampirkan salinan Fotocopy  surat nikah, surat keterangan kelahiran anak-anak (dilegalisir).

7.       Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCPP).

8.       Surat keterangan tidak menyimpan surat-surat/ barang milik Negara.

9.       Daftar riwayat pekerjaan disahkan Kepala Instansi.

10.   Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP4).

11.   Pas photo terakhir hitam putih ukuran 4×6 cm, dibelakang ditulis nama/NIP sebanyak 5 lembar.

12.   Fotocopy  Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3), 1 tahun terakhir.

13.   Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 tahun terakhir.

B. Pensiun Janda/ Duda bagi PNS.

Dengan ketentuan sebagai berikut :

1.       Persyaratan dan lampiran permohonan sama dengan pengusulan pensiun BUP (Point II.A).

2.       Surat kematian dan keterangan janda/ duda dari Kepala Kelurahan/ Camat.

C. Pensiun Karena Cacat/ Keuzuran/ Sakit.

Dengan ketentuan sebagai berikut :

1.       Persyaratan dan lampiran permohonan sama dengan pengusulan pensiun BUP (Point II.A).

2.       Keterangan dari Tim Medis/ kesehatan pemerintah bahwa memang benar pegawai yang bersangkutan karena kecacatan/ keuzurannya tidak dapat lagi melaksanakan tugas.

D. Pensiun Karena Atas Permintaan Sendiri (APS).

Dengan ketentuan sebagai berikut :

1.       Persyaratan dan lampiran permohonan sama dengan pengusulan pensiun BUP (Point II.A).

2.       Surat keterangan tidak tersangkut utang piutang.