REKONSILIASI BANK DAN KLIRING

Rekonsiliasi Bank

Pengendalian intern kas yang baik akan dapat memberikan informasi mengenai sumber kas perusahaan, dikeluarkan untuk apa dan berapa saldo kas setiap saat dikehendaki. Oleh karena itu, akuntan harus dapat menjelaskan sebab-sebab terjadinya perbedaan antara dicatatan perusahaan dengan laporan bank dan menentukan berapa jumlah saldo rekening giro yang sesungguhnya pada suatu saat tertentu. Proses ini disebut rekonsiliasi bank. Apabila dikerjakan dengan benar maka rekonsiliasi bank akan memberikan kepastian bahwa semua transksi kas telah diperhitungkan dengan benar dan bahwa pembukuan perusahaan, maupun pembukuan bank telah dilakukan dengan benar.

Faktor-faktor penyebab rekonsiliasi bank

a.      Deposit in transit

Deposit in transit adalah penyetoran atau transfer dari perusahaan di bank yang karena sesuatu hal belum tercantum dalam rekening koran. Sedangkan oleh perusahaan, hal tersebut telah dicatat sebagaimana mestinya.

b.      Outstanding check

Outstanding check adalah penarikan cek oleh perusahaan untuk suatu pembayaran, tetapi hingga penyusunan rekening koran, belum dicairkan oleh pemegangnya. Penarikan tersebut belum dicatat oleh bank ke dalam rekening koran.

Dalam rekening koran tercatat adanya penerimaan piutang perusahaan oleh bank, tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

Jasa giro (bunga) dan beban administrasi yang telah dicantumkan dalam rekening koran, tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

Adanya kesalahan teknis pencatatan oleh perusahaan atau bank, baik kesalahan dari segi angka maupun pencatatan rekening perkiraan.

·         Cek tidak cukup dana (cek kosong)

Cek tidak cukup dana (cek kosong) adalah cek yang diterima oleh perusahaan dari pihak lain dan langsung disetor ke bank, tetapi oleh bank ditolak karena pada saat kliring ternyata tidak cukup dana atau dananya tidak ada.

Hal-hal tersebut harus disesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya, baik yang terjadi di bank maupun di perusahaan. Berikut ini cara-cara yang harus dilakukan untuk kesesuaian faktor penyebab dengan keadaan.

Untuk deposit in transit, direkonsiliasikan dengan menambahkan selisih kas pada saldo kas peusahaan.

Untuk outstanding check, direkonsiliasikan dengan mengurangkan pada saldo rekening koran.

Untuk penerimaan piutang oleh bank karena belum dicatat oleh perusahaan, direkonsiliasikan dengan menambahkan saldo kas perusahaan.

Untuk jasa giro, direnkonsiliasikan dengan menambahkan pada saldo kas peusahaan. Sedangkan untuk biaya administrasi bank, direkonsiliasikan dengan mengurangkan pada saldo kas perusahaan.

Untuk kesalahan rekening koran yang disusun oleh bank dengan pencatatan kesalahan teknis perkiraan yang merugikan perusahaan, direkonsiliaskikan dengan mengambahkan saldo rekening koran. Untuk kesalahan pembukuan yang menguntungkan perusahaan direkonsiliasikan dengan mengurangkan rekening koran.

Bentuk-bentuk rekonsiliasi bank

Bentuk rekosiliasi bank dapat disusun dalam dua bentuk, yaitu sebagai berikut:

·         Bentuk vertikal (staffel form/report form)

Bentuk vertikal biasanya disusun secara bertingkat. Bagian atas untuk rekonsiliasi saldo kas sedangkan bagian bawah untuk rekonsiliasi rekening saldo rekening koran.

·         Bentuk skontro (account form)

Bentuk skontro disusun secara sebelah. Sebelah kiri untuk rekonsiliasi saldo kas, sedangkan sebelah kanan untuk rekonsiliasi saldorekening koran.

TUJUAN REKONSILIASI BANK

Tujuan Rekonsiliasi Bank
• Menentukan saldo kas (bank) yang seharusnya disajikan dalam laporan keuangan (neraca).
• Mengamankan kekayaan perusahaan dan mendeteksi kemungkinan adanya penyalahgunaan kas di bank.
Pada umumnya, perbedaan antara saldo kas menurut catatan perusahaan dan catatan bank disebabkan oleh 2 (dua) faktor, yaitu :
a. Perbedaan Waktu Pengakuan
b. Kesalahan Pencatatan oleh Bank atau oleh Perusahaan
Kesalahan pencatatan yang terjadi pada bank atau pada perusahaan. Akibat yang terjadi karenakesalahan ini berbeda-beda tergantung pada jenis kesalahan yang ada.
Format rekonsiliasi bank dipengaruhi oleh tujuan rekonsiliasi dilaksanakan. Berdasarkan tujuan rekonsiliasi, ada dua bentuk rekonsiliasi bank :
• seksi saldo per laporan bank
• seksi saldo per buku.
Sistem Kliring Manual adalah sistem penyelenggaraan kliring lokal yang dalam pelaksanaan perhitungan, pembuatan Bilyet Saldo Kliring serta pemilahan warkat dilakukan secara manual oleh setiap peserta. Pada proses Sistem Manual, perhitungan kliring akan didasarkan pada warkat yang dikliringkan oleh Peserta kliring.
Yaitu kliring lokal yang dalam perhitungan dan pembuatan bilyet saldo kliring berdasarkan data elektronik yang disertai dengan penyerahan warkat bank peserta kliring kepada penyelenggara kliring (Bank Indonesia) untuk diteruskan kepada bank penerima.
Yaitu kliring lokal yang dalam perhitungan dan pembuatan bilyet saldo kliring berdasarkan data elektronik yang disertai dengan penyerahan warkat bank peserta kliring kepada penyelenggara kliring (Bank Indonesia) untuk diteruskan kepada bank penerima.

Rekonsiliasi bank dilakukan dengan tujuan :

Faktor-faktor yang Menyebabkan

·         Adanya setoran dalam perjalanan (deposit intransit), yaitu setoran yang dilakukan oleh perusahaan, tetapi pihak bank belum menerima, atau belum mengkredit rekening perusahaan. Akibatnya, saldo kas menurut bank terlalu rendah dibanding saldo kas yang benar.

·         Cek yang belum diuangkan (outstanding check), yaitu cek yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai tanda pembayaran kepada pihak lain, tetapi pihak penerima belum menguangkan cek tersebut ke bank. Akibatnya bank belum mengetahui adanya pengeluaran oleh perusahaan, sedang perusahaan sudah mencatat adanya pengeluaran. Akibatnya saldo kas menurut bank terlalu besar dibandingkan dengan saldo kas yang benar.

·         Tagihan piutang perusahaan yang dilakukan oleh bank (bank collections) tetapi pihak perusahaan belum menerima memo kredit dari bank. Akibatnya saldo kas menurut perusahaan terlalu rendah dibanding saldo kas yang benar.

·         Biaya bank (bank charge)yang telah didebitkan ke rekening perusahaan di bank, tetapi perusahaan belum menerima surat pemberitahuan dari bank. Akibatnya, saldo kas menurut perusahaan terlalu besar dibanding saldo kas yang benar.

·         Adanya cek kosong atau dana kurang, yaitu cek yang diterima oleh perusahaan dari langganannya sebagai penerimaan kas, tetapi setelah disetorkan ke bank ternyata cek tersebut tidak ada dananya atau kurang. Karena perusahaan telah mencatat cek tersebut sebagai penerimaan, saldo kas menurut perusahaan terlalu besar dibanding saldo kas yang benar.

3. Format rekonsiliasi bank

a)      Rekonsiliasi saldo bank dan saldo perusahaan untuk mendapatkan saldo yang harus dilaporkan. Bentuk ini terdiri atas dua seksi, yaitu:

b)      Rekonsiliasi ini dapat dimulai dengan melakukan rekonsiliasi saldo menurut bank beserta faktor-faktor yang mempengaruhinya, kemudian diikuti dengan saldo menurut perusahaan atau sebaliknya.

c)      Rekonsiliasi saldo bank ke saldo perusahaan atau sebaliknya. Rekonsiliasi ini disiapkan untuk mengidentifikasi berbagai faktor yang menyebabkan perbedaan tersebut.

KLIRING

Warkat/nota kliring adalah alat atau sarana yang digunakan dalam lalu lintas giral, yaitu :

·         Cek

·         Bilyet giro

·         Wesel bank untuk transfer/wesel unjuk

·         Bukti penerimaan transfer

·         Nota kredit

Syarat warkat yang dapat dikliringkan :

·         Bervaluta Rupiah

·         Bernilai nominal penuh

·         Telah jatuh tempo

·         Telah dibubuhi cap kliring

·         Peserta Kliring

 Peserta Langsung : Bank yang sudah tercatat sebagai peserta kliring dan dapat memperhitungkan warkat/notanya secara langsung dengan BI atau melalui PT Trans Warkat sebagai perantara.

Peserta tidak Langsung : Bank yang belum terdaftar sebagai peserta kliring akan tetapi mengikuti kegiatan kliring melalui bank yang telah terdaftar.

Jenis – jenis Kliring

1.      Kliring umum : sarana perhitungan warkat antar bank yang pelaksanaannya diatur oleh BI (Bank Indoensia).

2.      Kliring lokal : sarana perhitungan warkat antar bank yang berada dalam satu wilayah kliring.

3.      Kliring antar cabang / Interbranch clearing : sarana perhitungan warkat antar kantor cabang suatu bank peserta yang biasanya berada dalam satu wilayah kota.

Penyelenggara Kliring adalah Bank Sentral / BI (Bank Indonesia).

Di dalam dunia perbankan terdapat istilah kliring yang sering kali kita dengar. Ketika seseorang mentrasfer uang dari satu rekening bank ke rekening bank yang berbeda, misalnya dari bank BCA ke bank Mandiri dan sebaliknya maka terjadilah proses kliring. Pengertian kliring secara lengkap dan detail akan kami bahas dalam artikel ini. Silahkan lanjutkan membaca untuk mengetahui pengertian kliring dan prosesnya.

Pengertian kliring

Kata kliring sebenanrya berasal dari istilah asing, yakni kata dalam bahasa Inggring yang berbunyi Clearing. Kliring menurut Wikipedia adalah suatu istilah dalam dunia perbankan dan keuangan menunjukkan suatu aktivitas yang berjalan sejak saat terjadinya kesepakatan untuk suatu transaksi hingga selesainya pelaksanaan kesepakatan tersebut. Kliring dibutuhkan untuk mempercepat penyelesaian transaksi perdagangan yang membutuhkan perlengkapan aset transaksi. Hal yang paling mudah dipahami dalam kliring adalah kesepakatan antar lembaga keuangan mengenai hutang piutang dalam suatu transaksi keuangan. Kliring melibatkan manajemen dari paska perdagangan, pra penyelesaian eksposur kredit, untuk memastikan bahwa transaksi dagang terselesaikan sesuai dengan aturan pasar, walaupun pembeli maupun penjual menjadi tidak mampu melaksanakan penyelesaian kesepakatannya. Yang termasuk dalam proses kliring antara lain pelaporan / pemantauan, marjin risiko, netting transaksi dagang menjadi posisi tunggal, penanganan perpajakan dan penanganan kegagalan.

Secara umum kliring melibatkan lembaga keuangan yang memiliki permodalan yang kuat yang dikenal dengan sebutan Mitra Pengimbang Sentral (MPS) atau dalam istilah asingnya dikenal dengan central counterparty. MPS ini menjadi pihak dalam setiap transaksi yang terjadi baik sebagai penjual maupun sebagai pembeli. Dalam hal terjadinya kegagalan penyelesaian atas suatu transaksi maka pelaku pasar menanggung suatu risiko kredit yang distandarisasi dari MPS .

Di Amerika Serikat, kliring antar bank dapat terlaksana melalui Automated Clearing House (ACH), dimana aturan dan regulasinya diatur oleh NACHA – The Electronic Payments Association,yang sebelumnya bernama National Automated Clearing House Association, serta Federal Reserve. Jaringan ACH ini akan bertindak selaku pusat fasilitas kliring untuk semua transaksi transfer dana secara elektronik. Kliring antar bank atas cek dilaksanakan oleh bank koresponden dan Federal Reserve. Di Indonesia, kliring antar bank atas transfer dana secara elektronik dan cek dilakukan oleh bank sentral yaitu Bank Indonesia (BI). Sedangkan proses kliring atas transaksi efek dilaksanakan oleh PT. Kliring Penjaminan Efek Indonesia atau KPEI dan proses kliring atas transaksi kontrak berjangka dilaksanakan oleh PT. Kliring Berjangka Indonesia atau KBI.

Jenis-jenis kliring

Kliring ada tiga jenis, yakni antara lain:

·         Kliring Umum

Peritungan warkat-warkat antara bank yang diatur oleh Bank Indonesia.

Kliring Umum adalah sarana perhitungan warkat-warkat antar bank yang berada dalam suatu wilayah kliring yang telah ditentukan oleh Bank Indonesia.

·         Kliring antar cabang

Perhitungan warkat antar kantor cabang suatu bank peserta yang berada dalam satu wilayah kota. Kliring ini dilakukan dengan mengumpulkan seluruh perhitungan dari suatu kantor cabang ke kantor cabang lainnya yang bersangkutan pada kantor induk.

Ø  Proses kliring ketika seseorang transfer antara bank

Kami akan menjelaskan proses kliring ketika seseorang melakukan transfer antar bank, yang mana biasanya proses ini memakan waktu yang tidak sebentar jika menggunakan sistem kliring. Proses tersebut sebagai berikut:

Nasabah mengisi form pengiriman dana dengan metode kliring pada bank dimana ia memiliki rekening misalnya bank A. Dalam form tersebut, dicantumkan pula bank lain yang dituju termasuk nomor rekening dan nama pemiliknya, misalnya bank B.

Bank A kemudian memproses data administratif tersebut, mengurangi saldo rekening pengirim dan mengajukan permintaan kliring ke bank B pada Bank Indonesia sebagai bank sentral pengatur kliring.

Bank Indonesia kemudian memproses data tersebut dan “memerintahkan” bank B menambahkan saldo kepada nomer rekening yang dituju.

Saldo rekening nasabah yang dituju di bank B akan bertambah.

Ø  Proses kliring ketika seseorang mencairkan cek

Kliring terjadi ketika seseorang mencairkan cek dari bank lain, baik dalam maupun luar negeri. Prosesnya adalah sebagai berikut:

Nasabah membawa cek dan mengisi formulir pencairan cek di Bank A, sedangkan cek diterbitkan Bank B.

Bank akan memproses dan melakukan kliring terhadap cek tersebut. Cek dan bukti administratif lainnya akan diajukan ke Bank Indonesia.

Bank Indonesia akan memeriksa dokumen dan meneruskan kliring tersebut kepada bank penerbit cek (bank B).

Bank penerbit cek memberikan persetujuan dan validasi bahwa cek tersebut sah dan dananya ada.

Bank Indonesia akan meneruskan hal diatas kepada bank A yang dapat segera mencairkan dana nasabah dalam bentuk tunai atau saldo rekening sesuai keinginan nasabah.

Jadi pada intinya kliring adalah mempercepat transaksi keuangan supaya tidak terjadi keterlambatan penyelesaian pembayaran dalam suatu transaksi. Kliring juga dapat dikatakan sebagai transaksi utang piutang antar bank. Kami harap artikel yang menjelaskan proses kliring antar bank ini dapat bermanfaat untuk anda yang membutuhkan. Oh ya, bagi kamu yang ingin tahu pengertian bank secara detail silahkan baca artikel yang membahas pengertian bank.

v  Ruang lingkup kegiatan kliring

Melaksanakan kegiatan kliring atas semua transaksi bursa untuk produk ekuitas, derivatif dan obligasi pada bursa efek di Indonesia.

Melaksanakan proses penentuan hak dan kewajiban anggota kliring yang timbul di transaksi bursa.

·         Sistem Kliring Manual

Tata cara ( Procedur ) Kliring Manual secara sederhana yaitu :

1.      Warkat dicatat dalam list kliring sesuai bank peserta kliring

2.      Nominal di list kliring dibuatkan rekapitulasi kliring 

3.      Atas penyerahan kliring dibuatkan bilyet kliring ke Bank Indonesia beserta warkat penyerahan.

4.      Menerima warkat penarikan kliring on hand dari bank lain beserta bilyet dan rekap warkat penarikan kliring.

Saat ini pengaturan mengenai sistem manual terdapat dalam Surat Edaran Bank Indonesia No. 2/7/DASP tanggal 24 Februari 2000 perihal Penyelenggaraan Kliring Lokal Secara Manual. Pada sistem Manual, pelaksanaan fungsi-fungsi kliring seluruhnya dilakukan secara manual, dengan ciri-ciri sebagai berikut :

Perhitungan kliring dan pemilahan/penyampaian warkat dilakukan oleh semua peserta;

1.      Pembuatan dan pencocokan rincian Daftar Warkat Kliring, penyusunan Neraca Kliring serta pembuatan Bilyet Saldo Kliring dilakukan oleh Peserta;

2.      Penyusunan Neraca Kliring Penyerahan dan Pengembalian Gabungan dilakukan oleh Penyelenggara;

3.      Identitas peserta menggunakan nomor urut kelompok;

4.      Menggunakan warkat baku, namun dapat menggunakan standar kertas sekuriti yang lebih rendah bila dibandingkan dengan warkat baku pada sistem otomasi dan elektronik;

Kesalahan perhitungan lebih sering terjadi;

·         Memiliki wakil peserta sekurang-kurangnya 2 (dua) orang yang mempunyai kewenangan untuk membuat, mengubah dan menandatangani Daftar Warkat Kliring Penyerahan/Pengembalian, Neraca Kliring Penyerahan/Pengembalian, Bilyet Saldo Kliring serta menandatangani dan mencantumkan nama jelas sebagai tanda terima pada Daftar Warkat Kliring Penyerahan/Pengembalian yang diterima dari peserta lain.

·         Sistem Kliring Elektronik

·         Tata Cara (Procedure) Kliring Elektronik : 

Pertama mempersiapkan warkat umum mekanisme dan dokumen kliring meliputi pemisahan warkat menurut Janis transaksinya, pembubuhan stempel kliring dan pencantuman informasi MICR code line baik pada warakt maupun pada dokumen kliring.

Selanjutnya Bank Pengirim merekam data warkat kliring ke dalam system TPK dengan menggunakan mesin reader encoder atau meng-input data warkat untuk mngehasilkan DKE. 

Kemudian mengelompokkan warkat dalam batch kemudian menyusulkan dalam bundel warkat yang terdiri dari : BPWD/BPWK; Lembar Substansi; Karti Batch Warkat Debet/Kredit;Warkat Debet/Kredit. 

Lalu mengirimkan batch DKE secara elektronik melalui JKD ke SPKE di penyelenggara. Fisik warkat dari DKE selanjutnya dikirim ke penyelenggara untuk dipilah berdasarkan bank tertuju secara otomasi dengan menggunakan mesin baca pilah berteknologi image.

Kemudian peserta dapat melihat status DKE di TPK maisng-maisng, apakah pengiriman tersebut sukses atau gagal. 

Lalu SPKE akan memproses DKE yang diterima secara otomatis setelah batas waktu transmit DKE berakhir. 

Selanjutnya SPKE akan men-broadcast informasi hasil kliring kepada seluruh TPK sehingga peserta dapat secara on-line melihat posisi hasil kliring melalui TPK.

Terakhir hasil perhitungan DKE tersebut (Bilyet Saldo Kliring) selanjutnya dibubukan ke rekening giro masing-masing bank di system Bank Indonesia Real Time Gross Sttlement (system BI-RTGS).

PERLENGKAPAN KANTOR

Melakukan prosedur pengadaan peralatan kantor

A.  PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE EQUIPMENT)

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan.  Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1.      Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2.      Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3.      Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

4.      Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B.  JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.    Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.         Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.         Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2.    Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

C.     ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1.    Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

2.      Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

3.      Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

4.      Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

5.      Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.

6.      Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

7.      Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.

8.      Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.

Untuk lebih jelas, berikut beberapa uraian tentang berbagai istilah perlengkapan kantor.

1.         Perbekalan tata usaha

a.       Pengertian perbekalan tata usaha

Perbekalan tata usaha adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

b.      Jenis-jenis perbekalan tata usaha

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai berikut.

1)        Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas.

2)        Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.

3)        Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor.

4)        Alat keperluan lainnya, missal alat pencabut jepitan kawat, mistar, dan bantalan cap.

5)        Mesin kantor, misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil.

6)        Perabot kantor, misalnya meja, lemari, dan peti besi.

7)        Perlengkapan lainnya, misalnya lampu permadani, kipas angin, dan AC.

Jadi, dengan menatausahakan berbagai barang perbekalan tersebut, terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan lainnya.

2.         Mesin-mesin kantor

a.      Pengertian mesin-mesin kantor

Sebagaimana telah dikemukakan di atas, mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi.

The Liang Gie menyatakan bahwa dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan kantor dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.

b.      Macam-macam mesin kantor

Macam-macam mesin perkantoran sangat banyak dan tentu akan terus bertambah dan menjadi lebih canggih atau modern sejalan dengan kemajuan teknologi.  Adapun macam-macam mesin yang umum antara lain:

1)      Mesin tik (typewriter);

2)      Mesin dikte (dictating machine);

3)      Mesin hitung (calculating machine);

4)      Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment);

5)      Mein pengganda warkat (duplicator/copier);

6)      Mesin komunikasi (communication equipment).

Perangkat mesin yang telah memasuki kantor-kantor modern ialah komputer.  Computer dapat melakukan pengolahan aneka data dan prosesor perkataan untuk melakukan produksi berbagai warkat, yang semuanya itu secara serba otomatis dan luar biasa cepat.

3.         Peralatan kantor

a.      Pengertian peralatan kantor (office equipment/office supplies)

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”.  Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.”  Jadi, peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.

b.      Macam-macam peralatan kantor

Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin  kantor (office supplies) dan alat-alat bukan mesin.

1)      Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson yaitu:

a)      Bak surat (desk tray);

b)      Kalender meja (desk calendar);

c)      Mistar (ruler);

d)     Pena (pen);

e)      Tangkai pena (pen holder);

f)       Pensil (pencil);

g)      Pensil berwarna (colored pencil);

h)      Penghapus pensil (eraser);

i)        Kertas-kertas isap (blotters);

j)        Gunting (shear);

k)      Penjepret kawat (stapler);

l)        Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for paperclips);

m)    Bak untuk jarum-jarum (tray for spins);

n)      Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands);

o)      Berkas-berkas jepitan (binders);

p)      Cap tanggalan (band dater);

q)      Bantalan cap (stamp pad);

r)       Blangko-blangko formulir permintaan keperluan tulis-menulis (stationery requisitions).

2)      Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:

a)      Mesin kartu berulang (punched card machines);

b)      Mesin jumlah (adding machines);

c)      Mesin hitung (calculating machines);

d)     Mesin tulis (typewriter);

e)      Mesin pengganda (reproducing machines);

f)       Mesin label (labeling machines);

g)      Mesin pembuka sampul surat (letter openers);

h)      Mesin penomor (numbering machines);

i)        Mesin penghimpun lembar stensil (collator);

j)        Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter);

k)      Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber);

l)        OHP (over head Projector);

m)    Mesin fotokopi.

4.         Perabot kantor

a.      Pengertian perabot kantor

Perabot kantor, dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Drs. The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenid perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.

Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja atau ruang tempat penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari arsip.

b.      Macam-macam perabot kantor

Dua macam perabot kantor yang pasti dimiliki dan paling banyak dipergunakan di setiap kantor yaitu meja tulis (termasuk pula meja tik) dan kursinya.  Oleh karena itu, meja dan kursi kerja perlu mendapat penelahaan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk, dan pertaliannya dengan luas lantai yang perlu disediakan.

Panjang          : 180 cm

Lebar              :   78 cm

Tinggi             :   72 cm

Macam-macam perabot yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor antara lain:

1)      Meja tulis, meja mesin tik, dan computer;

2)      Kursi;

3)      Lemari yang dapat dikunci;

4)      Rak buku/arsip;

5)      Box, peti kayu.

5.         Interior kantor atau hiasan kantor

salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perbekalan kantor ialah interior kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau ruangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.

Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan dengan interior, diantaranya:

a.       Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);

b.      Bunga-bunga;

c.       Akuarium;

d.      Lampu-lampu hias;

e.       Kolam;

f.          Taman;

g.      Benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

6.         Pesawat kantor

a.      Pengertian pesawat kantor

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.

           Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranya sebagai berikut:

1)      Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien;

2)      Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor;

3)      Meningkatkan produktivitas kerja;

4)      Mempercepat proses pekerjaan.

b.      Jenis-jenis pesawat kantor

Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut.

1)      Interkom;

2)      Telepon;

3)      Handphome;

4)      Switch board;

5)      Loudspeaking telephone;

6)      Telephone autolering machine;

7)      Dictaphone;

8)      Teleks;

9)      Faksimile.

7.         Alat bantu peraga (audio visual aids)

Guna membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan, diperlukan alat bantu. Seseorang perlu memahami dan hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan sesuai dengan sasaran yang diinginkan.

a.      Pengertian alat bantu peraga

Audio visual aids atau alat bantu peraga terdiri atas tiga kata yang masing-masing memiliki makna tersediri.

Audio             : berasal dari kata audible yang berarti kedengaran. Kemudian,

                         Istilah audio ini dapat diartikan sebagai pengalaman dari hasil

                         Pendengaran.

Visual             : berasal dari kata visible yang berarti kelihatan. Kemudian, istilah

                         Ini dapat diartikan pengalaman-pengalaman dari hasil

                        Penglihatan.

Aids               : berarti bantuan.

Dari uraian tersebut, dapat diartikan bahwa audio visual aidsatau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

b.      Fungsi alat bantu peraga

Fungsi alat bantu peraga yaitu:

1)      Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi);

2)      Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3)      Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4)      Menimbulkan perhatian;

5)      Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6)      Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

c.       Maksud dan tujuan penggunaan alat bantu peraga

Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga yaitu:

1)      Membantu penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga didapatkan cara komunikasi yang efektif;

2)      Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian, sehingga tidak menimbulkan kebosanan;

3)      Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama;

4)      Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung.

d.      Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1)      Tape recorder;

2)      Video tape recorder;

3)      Radio;

4)      Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1)      Slide projector;

2)      Film strip;

3)      Movie film;

4)      Opaque projector;

5)      Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

1)      Chalk board;

2)      Flip chart;

3)      White board;

4)      Flannel graph;

5)      Grapik;

6)      Formulir;

7)      Buku, dan lain-lain.

 A.  PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE EQUIPMENT)

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan.  Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1.      Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2.      Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3.      Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

4.      Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B.  JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.    Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.         Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.         Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2.    Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

C.     ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1.      Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

2.      Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

3.      Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

4.      Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

5.      Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.

6.      Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

7.      Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.

8.      Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.

Untuk lebih jelas, berikut beberapa uraian tentang berbagai istilah perlengkapan kantor.

1.         Perbekalan tata usaha

a.       Pengertian perbekalan tata usaha

Perbekalan tata usaha adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

b.      Jenis-jenis perbekalan tata usaha

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai berikut.

1)        Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas.

2)        Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.

3)        Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor.

4)        Alat keperluan lainnya, missal alat pencabut jepitan kawat, mistar, dan bantalan cap.

5)        Mesin kantor, misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil.

6)        Perabot kantor, misalnya meja, lemari, dan peti besi.

7)        Perlengkapan lainnya, misalnya lampu permadani, kipas angin, dan AC.

Jadi, dengan menatausahakan berbagai barang perbekalan tersebut, terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan lainnya.

2.         Mesin-mesin kantor

a.      Pengertian mesin-mesin kantor

Sebagaimana telah dikemukakan di atas, mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi.

The Liang Gie menyatakan bahwa dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan kantor dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.

b.      Macam-macam mesin kantor

Macam-macam mesin perkantoran sangat banyak dan tentu akan terus bertambah dan menjadi lebih canggih atau modern sejalan dengan kemajuan teknologi.  Adapun macam-macam mesin yang umum antara lain:

1)      Mesin tik (typewriter);

2)      Mesin dikte (dictating machine);

3)      Mesin hitung (calculating machine);

4)      Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment);

5)      Mein pengganda warkat (duplicator/copier);

6)      Mesin komunikasi (communication equipment).

Perangkat mesin yang telah memasuki kantor-kantor modern ialah komputer.  Computer dapat melakukan pengolahan aneka data dan prosesor perkataan untuk melakukan produksi berbagai warkat, yang semuanya itu secara serba otomatis dan luar biasa cepat.

3.         Peralatan kantor

a.      Pengertian peralatan kantor (office equipment/office supplies)

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”.  Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.”  Jadi, peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.

b.      Macam-macam peralatan kantor

Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin  kantor (office supplies) dan alat-alat bukan mesin.

1)      Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson yaitu:

a)      Bak surat (desk tray);

b)      Kalender meja (desk calendar);

c)      Mistar (ruler);

d)     Pena (pen);

e)      Tangkai pena (pen holder);

f)       Pensil (pencil);

g)      Pensil berwarna (colored pencil);

h)      Penghapus pensil (eraser);

i)        Kertas-kertas isap (blotters);

j)        Gunting (shear);

k)      Penjepret kawat (stapler);

l)        Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for paperclips);

m)    Bak untuk jarum-jarum (tray for spins);

n)      Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands);

o)      Berkas-berkas jepitan (binders);

p)      Cap tanggalan (band dater);

q)      Bantalan cap (stamp pad);

r)       Blangko-blangko formulir permintaan keperluan tulis-menulis (stationery requisitions).

2)      Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:

a)      Mesin kartu berulang (punched card machines);

b)      Mesin jumlah (adding machines);

c)      Mesin hitung (calculating machines);

d)     Mesin tulis (typewriter);

e)      Mesin pengganda (reproducing machines);

f)       Mesin label (labeling machines);

g)      Mesin pembuka sampul surat (letter openers);

h)      Mesin penomor (numbering machines);

i)        Mesin penghimpun lembar stensil (collator);

j)        Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter);

k)      Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber);

l)        OHP (over head Projector);

m)    Mesin fotokopi.

4.         Perabot kantor

a.      Pengertian perabot kantor

Perabot kantor, dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Drs. The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenid perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.

Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja atau ruang tempat penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari arsip.

b.      Macam-macam perabot kantor

Dua macam perabot kantor yang pasti dimiliki dan paling banyak dipergunakan di setiap kantor yaitu meja tulis (termasuk pula meja tik) dan kursinya.  Oleh karena itu, meja dan kursi kerja perlu mendapat penelahaan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk, dan pertaliannya dengan luas lantai yang perlu disediakan.

Panjang          : 180 cm

Lebar              :   78 cm

Tinggi             :   72 cm

Macam-macam perabot yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor antara lain:

1)      Meja tulis, meja mesin tik, dan computer;

2)      Kursi;

3)      Lemari yang dapat dikunci;

4)      Rak buku/arsip;

5)      Box, peti kayu.

5.         Interior kantor atau hiasan kantor

salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perbekalan kantor ialah interior kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau ruangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.

Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan dengan interior, diantaranya:

a.       Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);

b.      Bunga-bunga;

c.       Akuarium;

d.      Lampu-lampu hias;

e.       Kolam;

f.          Taman;

g.      Benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

6.         Pesawat kantor

a.      Pengertian pesawat kantor

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.

           Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranya sebagai berikut:

1)      Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien;

2)      Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor;

3)      Meningkatkan produktivitas kerja;

4)      Mempercepat proses pekerjaan.

b.      Jenis-jenis pesawat kantor

Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut.

1)      Interkom;

2)      Telepon;

3)      Handphome;

4)      Switch board;

5)      Loudspeaking telephone;

6)      Telephone autolering machine;

7)      Dictaphone;

8)      Teleks;

9)      Faksimile.

7.         Alat bantu peraga (audio visual aids)

Guna membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan, diperlukan alat bantu. Seseorang perlu memahami dan hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan sesuai dengan sasaran yang diinginkan.

a.      Pengertian alat bantu peraga

Audio visual aids atau alat bantu peraga terdiri atas tiga kata yang masing-masing memiliki makna tersediri.

Audio             : berasal dari kata audible yang berarti kedengaran. Kemudian,

                         Istilah audio ini dapat diartikan sebagai pengalaman dari hasil

                         Pendengaran.

Visual             : berasal dari kata visible yang berarti kelihatan. Kemudian, istilah

                         Ini dapat diartikan pengalaman-pengalaman dari hasil

                        Penglihatan.

Aids               : berarti bantuan.

Dari uraian tersebut, dapat diartikan bahwa audio visual aidsatau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

b.      Fungsi alat bantu peraga

Fungsi alat bantu peraga yaitu:

1)      Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi);

2)      Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3)      Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4)      Menimbulkan perhatian;

5)      Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6)      Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

c.       Maksud dan tujuan penggunaan alat bantu peraga

Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga yaitu:

1)      Membantu penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga didapatkan cara komunikasi yang efektif;

2)      Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian, sehingga tidak menimbulkan kebosanan;

3)      Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama;

4)      Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung.

d.      Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1)      Tape recorder;

2)      Video tape recorder;

3)      Radio;

4)      Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1)      Slide projector;

2)      Film strip;

3)      Movie film;

4)      Opaque projector;

5)      Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

1)      Chalk board;

2)      Flip chart;

3)      White board;

4)      Flannel graph;

5)      Grapik;

6)      Formulir;

7)      Buku, dan lain-lain.