Bab.
II Menyelenggarakan Pertemuan / Rapat
Sebuah pertemuan dapat terwujud dengan berhasil
apabila semua fakror pendukungnya tersedia.Pertemuan yang di maksud yang di
maksud di dini ialah pertemuan formal berupa rapat. Termasuk ke dalam factor
pendukung penyelenggaraan sebuah rapat, antara lain melakukan prosedur
pertemuan, memperhatikan etika pertemuan dan gaya komunikasi, mengetahui tata
tertib rapat, mempunyai keterampilan ketika rapat seperti membuka dan menutup rapat,
memimpin rapat, mengajukan pendapat, serta menyusun notula rapat dan resume
rapat.
A. Prosedur
Pertemuan
Dalam buku kamus besar bahasa
Indonesia, terbitan balai pustaka
diuraikan bahwa prosedur adalah :
1. Tahap
kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
2. Metode
langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem .
Istilah prosedur pertemuan dan kaitannya dengan
pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka
pihak penyelenggara harus mengikuti cara atau tahap kegiatan.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum,
sebagai berikut :
1. Panitia
penyelenggara melakukan prapersiapan, sperti menentukan masalah, tujuan, dan
maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
2. Panitia
penyelenggara melakukan persiapan, seperti menentukan acara rapat dan
menyusunnya.menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dank eras,
peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat, yang belum sempat di kirim,
menyusun konvokasi atau undangan rpat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi
dan kedudukannya.
3. Seorang
notilis, bila rapat telah selesai, harus mampu mencatatjalannya acara rapat.
Hal yang di catat ialah inti – inti pembicaraan selama berlangsungnya acara
rapat.
Jadi
secara sederhana dapat di simpulkan bahwa prosedur pertemuan atau rapat terdiri
atas empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan
2. Persiapan
3. Pelaksanaan
4. Penggandaan
dan pendistribusian.
Selain
keempat unsur tersebut diatas, terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur
pertemuan, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat.
B. Etika
Pertemuan dan Gaya Komunikasi
1. Etika
pertemuan
Etika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran
tingkah laku yang baik, yang sesuai dengan agama, tradisi, dan hokum setempat.
Salah satu etika yang harus di pahami dan di terapkan
adallah etika pertemuan. Etika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah, atau
ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan pertemuan seperti rapat. Ketika
melakukan pertemuan/rapat,setiap,orang harus mempunyai etika seperti :
·
Kesusilaan, dan atau budi pekerti yang
baik;
·
Kesopanan dalam segala segi kehidupan
dan tindakannya.
Etika menjadi dasar atau pedoman ketika melakukan
pertemuan/rapat.
2. Gaya
komunikasi
Pada saat pertemuan, setiap orang yang
berbicaramempunyai kebiasan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi
yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi
beberapa persyaratan
a. Persepsi
Peserta
rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, atau pandangan dengan tepat
sehingga dapat di terima orang lain..
b. Ketepatan
Peserta
rapat harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka berpikir lawan
bicara, sehingga terhindar dari miscommunication (komunikasi yang salah).
c. Kredibilitas
Pada
saat berkomunikasi dalam rapat, setiap peserta harus memiliki rasa saling
percaya.
d. Pengendalian
Seseorang
yang pandai mengendalikan diri ketika berbicara, maka dia pun akan berupaya
agar pandai mengendalikan lawan bicaranya
e. Kecocokan/keserasian
Peserta
rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan semua orang,
bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati, dan berhasil memberi kesan yang
baik terhadap lawan bicara.
Gaya
komunikassi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Hal yang
harus di perhatikan dalam gaya komunikasai, antara lain:
a. Persyaratan
komunikasi yang efektif, seperti persepsi, ketepatan, kredibilitas,
pengendalian, dan kecocokan.
b. Bahasa
yang di gunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat di pahami dengan
mudah dengan orang lain.
c. Budi
pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi, seseorang.
Gaya bahasa yang sering
di gunakan antara lain :
1. Gaya
bahasa hiperbola
2. Gaya
bahasa klimaks
3. Gaya
bahasa antiklimaks
4. Gaya
bahasa simbolik
Hal –
hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :
a. Pakaian
Cara
seseorang berpakain mencerminkan kepribadiannya. Cara berpakaian yang rapi,
bersih, dan tepat (sesuai situasi) akan menumbuhksn rasa percaya diri dan harga
diri. Pakaian harus serasi, sederhana, lengkap (tidak ada kancing yang opot
atau sobek). Begitu pula dengan sepatu yang di pakai dan tatanan rambut
b. Pandangan
mata
Pada
saat berbicara, pandangan mata perlu terarah dengan baik.Karena, pandangan mata
seseorang memperlihatkan kepribadian, tata karma, dan kewibawaan.
c. Mimik
wajah
Pada
saat berbicara, mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan.
d. Sikap
badan
Pada
saat berbicara dalam rapat, kadang sambil duduk kadang sambil berdiri.Sikap
badan ketika berbicara, baik duduk maupun berdiri, harus tegak jangan sampai
bungkuk.Kuasailah diri sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta
rapat, sehingga pembicara terlihat dan terkesan berwibawa.Sikap badan pada saat
berbicara selain tegap, tangan dan kaki harus terkendali. Gerakan tubuh atau
anggota tubuh bila tidak terkendali maka akan memberri kesan gugup atau
nervous.
e. Suara
Suara
merupan pembawaan seseorang dan menjadi ciri khas setiap orang. Suara dapat
berbunyi lebih baik apabila memperhatikan hal – hal beriikut :
1. Jelas
2. Intonasi
3. Semangat
4. Ekspresi
f. Tulisan
Pada
saat rapatseorang pembicara kadang harus menjelaskan sessuatu di sertai
tulisan. Tulisan harus jelas sehingga dapat terbaca orang lain. Media
komunikasi seperti computer dapat berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan
materi.
C. Teknik
membuka dan menutup rapat
Bagaimanakah teknik membuka dan
menutup rapat yang baik?Agar dapat membuka dan menutup rapat dengan baik, di
perlukan suatu keahlian khusus berupa keterampilan berbicara.
Terampil
berbicara maksudnya ialah berbicara secara menarik, jelas, dan dapat di
mengerti sehingga mencapai tujuan di dalam berkomunikasi.Agar terampil
berbicara, perlu memperhatikan hal – hal berikut ini.
1. Memilih
pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan
2. Berbicara
dengan jelas, singkat, tepat dan santun
3. Menghargai
dan menghormati lawan bicara
4. Berbicara
tidak keluar dari pokok masalah/tema pembicaraan
5. Menggunakan
kalimat – kalimat yang pendek .
Keterampilan
berbicara seperti telah di uaraikan diatas, berguna pula untuk di terapakan dalam rapat, misalnya pada
saat membuka dan menutup rapat.
1. Teknik
membuka rapat
a. Kalimat
pembuka harus menarik atau memikat
b. Kaliamat
pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara
cermat.
c. Kalimat
pembuka berisi uaraian secara umum tentang materi/topic yang akan di bahas.
d. Berikan
penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan.
e. Gunakan
kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
f. Pada
awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik.
2. Teknik
menutup rapat
a. Menyusun
ringkasan atau kesimpulan
Maksud
membuat ringkasan ialah agar para pendengar mengingat kembali garis besar isi
pembicaraan, sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui secara
jelas isi dan maksud pembicaraan.
b. Kalimat
penutup
Pendengar
diingatkan agar dapat ikut merasakan dan menyerap apa yang telah di bicarakan
kadang pendengar tidak mengikuti pembicaraan secara keseluruhan. Ikhtisar
merupakan inti pembicaraan yang diambil dari ringkasan.
D. Teknik
memimpin rapat
Salah satu factor keberhasilan
dalam penyelenggaraan rapat ialah adanya pemimpin rapat yang abik dan terampil.
1. Sikap
dan sifat pemimpin rapat
Sikap
dan sifat yang harus di miliki seorang pemimpin rapat :
a. Seorang
pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas, terutama yang berkaitan
dengan pokok masalah yang sedang dibahas, dan menambah wawasan dengan membaca
berbagai buku, membuka internet, dll
b. Seorang
pemimpin rapat arus dapat mengendalikan rapat.
c. Seorang
pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur,
berwibawa, dan tegas
d. Pemimpin
rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.
e. Pemimpin
rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat.
f. Pemimpin
rapat berusaha agar selurruh peserta rapat memiliki kesempattan untuk
memberikan gagasan.
g. Pemimpin
rapat memimpin rapa menurut proseedur perusahaan dan tata cara pertemuan.
2. Fungsi
seorang pemimpin rapat
Seorang
pemimpin rapat, pada saat pemimpin rapat, harus sudah mengetahui fungsi atau
kegunaan dari seorang pemimpin rapat. Fungsi pemimpin rapat :
a. Sebagai
pengarah
b. Sebagai
fasilisator
c. Sebagai
layar pemantul
d. Sebagai
penengah atau katalisator
e. Sebagai
motivator
f. Sebagai
pemantul dan penentu keputusan
3. Beberapa
hal yang perlu diperhatikan seorang pemimpin rapat
Untuk
menjaga segala kemungkinan serta memberikan jawaban yang memuaskan terhadap setiap
pertanyaan peserta, maka pemimpin rapat harus memperhatikan hal – hal berikut.
a. Mendengarkan
dengan seksama dan penuh perhatian
b. Menunggu
pendengar menyelesaikan pertanyaannya
c. Menjawab
pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran
d. Menjawab
pertanyaan dengan jujur dan obyektif
e. Menjawab
pertanyaan di sertai dengan buku dan contoh agar jawaban pembicara dapat di
pertanggung jawabkan
f. Pembicara
hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji
kepandaiannya
g. Ketika
menjawab pertanyaan, hendaknya pandangan mata ditujukan kepada
pendengar/penanya.
4. Teknik
bertanya dalam rapat, yaitu :
a. Pertanyaan
langsung
b. Pertanyaan
umum
c. Pertanyaan
terbuka
d. Pertanyaan
mengembalikan
e. Pertanyaan
dipindahkan
f. Pertanyaan
factual
g. Pertanyaan
retoris
h. Pertanyaan
penghargaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar